Excel条件格式,在Excel里怎么浮现不一样员工的试

2019-09-29 18:04 来源:未知

问题:在Excel里如何显示不同员工的试用期是否到期了?

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在Excel表格中进行数据分析时,您可能需要通过一些特征条件来找到特定的数据,还可能需要用更直观的方法来展现数据规律。

回答:

绝大部分的财务人都把计算器用得出神入化,因为计算器实在太强大,甚至比Excel还强大,这也就导致了有时出现财务宁愿按计算器而不用Excel的情况。

而强大的Excel中的“条件格式”功能刚好可以满足您的需求。

一个公司的员工名册中,不同的员工试用期可能会不一样,员工名册示例如下:

其实这些都是表面看到的现象,实际上真正的财务高手,大多都是Excel高手!熟悉掌握Excel运用技巧,特别是一些比较生僻的小技巧,可以让财务的工作效率直接翻倍。

条件格式

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今天,分贝通就为大家准备了以下财务工作中常用的Excel小知识,帮助你解决财务工作中的常见问题,一起来看看吧~

条件格式可以根据用户所设定的条件,对单元格中的数据进行判别,符合条件的单元格可以用特殊定义的格式来显示。

判断员工试用期是否到期的思路为:员工入职日期加试用期应小于当天日期,故设置公式后如下图,公式如地址栏如填写(图中除任盈盈和林平之试用未过外,其他人试用期已过)。

提升工作效率的Excel小技巧

5种内置条件

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1.快速求和?用“Alt =”

Excel内置了5种可供选择的条件格式,每个单元格都可以添加多种不同的条件判断和相应的显示格式,今天罂粟姐姐要带大家了解这5种之外的自定义条件。

为进一步直观显示试用期是否到期,还可以用条件格式来改善工作表。下面示例在试用期列用红色底色突出以表示该名册行的员工试用期已到期。

在Excel里,求和应该是最常用到的函数之一了。只需要按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字或是一行数字之和。

一、实现整行记录标识

Step1.选择试用期所在例,点击按钮。

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案例,公司将进行一次内部晋升,需要将年龄为30岁以下的所有“研究员”的整行记录标识出来。

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2.快速选定不连续的单元格

步骤1:选定数据区域,开始-条件格式-新建规则,打开“新建格式规则”对话框。

Step2.选择新建规则

按下“Shift F8”,激活“添加选定”模式,此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住Ctrl键不放。

步骤2:在“选择规则类型”列表中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”,在编辑栏中输入公式:

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=($E2<30)*($G2=”研究员”)

Step3.选择规则类型:“使用公式确定要设置格式的单元格”,在下图标识2处输入公式"=EDATE(C1,D1)<TODAY()",然后点击按钮设置满足条件的格式。韦德娱乐1946 8

3.改变数字格式

(注意:公式是将两个条件判断进行逻辑上的相乘,同时满足两个条件,就可以应用相应的格式设置。)

Step4.在弹出的对话框中选择“填充”选项卡,然后选择你需要标志试用到期的颜色(本示例选择深红色),点击按钮完成操作。

Excel的快捷键并不是杂乱无章的,而是遵循了一定的规律。

步骤3:单击“格式”,在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“填充”,,选择一种背景色,例如蓝色,然后单击“确定”关闭对话框。

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比如按,就能立刻把数字加上美元符号,因为符号$和数字4共用了同一个键。

步骤4:在“新建格式规则”对话框中单击“确定”按钮完成设置。

完成后的效果如下图,任:

同理,“Ctrl shift 5”能迅速把数字改成百分比(%)的格式。

步骤

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最终效果为:

知识点:TODAY函数、EDATE函数、条件格式的应用

4.一键展现所有公式“CTRL `”

满足“30岁以下”和“研究员”两个条件

回答:

当你试图检查数据里有没有错误时,能够一键让数字背后的公式显示出来。“`”键就在数字1键的左边。

二、自动生成间隔条纹

用一个简单的公式 突出显示规则就可以做到!

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案例:数据表行数非常多,需要设置间隔条纹来缓解视觉疲劳,同时也更美观,还能够随着记录的增减而自动变化。

人事行政的工作比较繁琐,难免会忘记员工的试用期是否会到期,从而给企业经营带来风险,这时候借助Excel标记一下就不会再忘记了,而且用个最简单的公式就可以实现。

5.双击实现快速应用函数

步骤1:重复案例一中的步骤1和步骤2,在编辑栏中输入公式:

显示员工试用期是否到期的原理就是:用现在日期减去员工入职日期的差是否小于约定的试用期天数来判断。

当你设置好了第一行单元格的函数,只需要把光标移动到单元格的右下角,等到它变成一个黑色的小加号时,双击,公式就会被应用到这一列剩下的所有单元格里。

=(MOD(ROW(),2)=1)*(A1<>"")

假设小王2018年10月20入职某单位,试用期为两个月,那么就用现在的日期-2018年10月20,如果差小于60天,说明他还处于试用期当月,如果大于60天,说明试用期早已经到期。

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(注意:公式通过MOD函数得到偶数行,同时单元格不能为空,就可以应用相应的格式设置。)

所以我们会用到一个日期相减的函数DATEDIF(开始日期,截止日期,天数)。下面我举个例子:

这是不是比用鼠标拖拉容易多了?!

步骤2:重复案例一中的步骤3和步骤4。

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6.快速增加或删除一列

关键步骤

(显示试用期是否到期表格最终效果图)

当你想快速插入一列时,键入Ctrl Shift ‘='(Shift ‘='其实就是 号啦)就能在你所选中那列的左边插入一列。

最终效果为:

1.使用日期函数相减判断是否到期

使用今天的日期-入职的日期-试用期天数判断是否大于0,如果大于0说明试用期还未到,显示为几,则表示试用期还剩几天,比如下图剩余天数为2,则表示试用期到期还有2天,如果为负数则表示试用期已经超过几天。

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而Ctrl ‘-‘(减号)就能删除你所选中的一列。

隔行填充效果

2.使用突出显示规则,到期人员更醒目

计算出来剩余天数,如果人数较多的话还是不够明显,可以再加一个突出显示的规则,这样试用期到期的人员就会像“万花丛中一点绿”似的一目了然。

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选中试用期剩余天数这些单元格,然后条件格式让小于0的值都突出显示为红色,这样就能一目了然看到哪些员工的试用期已经到了,这样的公式设置每天打开都会自动更新,只需盯着颜色看就行了。

员工试用期的问题处理不好,没有及时为员工做转正,也会给企业带来不必要的经济赔偿风险,建议从事人事行政相关工作的人员学习,保存备用,公式有疑问的可以相互交流学习!

欢迎大家关注!

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三、设置到期提醒和预警

7.快速调整列宽

案例:公司每一个项目都有开始时间、结束时间和验收时间3个时间节点,现在领导要求能够根据系统当前的日期,在每个项目截止日期前一周开始自动红色预警,项目截止但还没有验收的显示黄色,到验收日期后显示灰色,表示项目周期结束。

想让Excel根据你的文字内容自动调整列宽?

步骤1:步骤重复案例一中的步骤1和步骤2,在编辑栏中输入公式:

你只需要把鼠标移动到列首的右侧,双击一下就大功告成啦~

=$E2-TODAY()<=7

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(注意:项目截止日期减去系统当前日期小于等于7天,就可以应用相应的格式设置。)

8.双击格式刷

重复案例一中的步骤3和步骤4。

格式刷当然是一个伟大的工具。不过,你知道只要双击它,就可以把同一个格式“刷”给多个单元格么?

步骤1

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显示效果为:

9.在不同的工作表之间快速切换

项目截止日期减去系统当前日期小于等于7天

在不同的工作表之间切换,不代表你的手真的要离开键盘(可以想象如果你学会了这些酷炫狂拽的快捷键,你根本不需要摸鼠标)。

步骤2:步骤重复案例一中的步骤1和步骤2,在编辑栏中输入公式:

“Ctrl PgDn”可以切换到右边的工作表,反之,“Ctrl PgUp”可以切换回左边。

=(TODAY()>$E2)*(TODAY()<$F2)

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(注意:系统日期大于项目截止日期,又小于项目验收日期,就可以应用相应的格式设置。)

10.用F4锁定单元格

重复案例一中的步骤3和步骤4。

在Excel里指定函数的引用区域时,如果希望引用的单元格下拉时,区域不会自动发生变化,就要使用“绝对引用”了,也就是必须在行列前加$符号。

步骤2

想手动去打这些美元符号?简直是疯了…

显示效果为:

其实有一个简单的技巧,就是在选定单元格之后,按F4键输入美元符号并锁定。

系统日期大于项目截止日期,又小于项目验收日期

如果继续按F4,则会向后挨个循环:

步骤3:步骤重复案例一中的步骤1和步骤2,在编辑栏中输入公式:

全部锁定、锁定数字、锁定字母、解除锁定。

=TODAY()>$F2

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(注意:系统日期大于项目验收日期,就可以应用相应的格式设置。)

解决账款、年终奖问题的Excel技巧

重复案例一中的步骤3和步骤4。

1.判断应收账款是否到期

步骤3

假定超过应还款日期30天为到期未还款金额,判断应收账款是否到期,到期即显示金额,未到期即显示为“未到期”。

最终显示效果为:

E2输入公式【=IF(TODAY()-D2>30,B2-C2,"未到期")】,通过IF函数判断出该账款已到期,显示应收账款金额为10700,填充所有行,得到结果。

最终效果

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Excel条件格式与函数结合可以产生非常大的能量,操作方便快捷,结果一目了然,在某种程度上实现了数据的可视化。

2.计算总借款天数

罂粟姐姐今天的教程就到这里啦,强大的Excel有更多的功能等着我们去探索,关注罂粟姐姐,我们一起踏上探索Excel的神秘之旅吧。

通过隐藏函数DATEDIF,计算借款日期与还款日期之间相差多少天,参数中的【D】代表day,得到结果。

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3.统计大于12个月的账款

通过隐藏函数DATEDIF,计算借款日期到今天相差大于12个月的账款有多少笔,参数中的【M】代表month,通过数组计算,得到求和结果。

D2输入公式【=SUM((DATEDIF(A2:A10,TODAY(),"M")>12)*B2:B10)】,通过【Ctrl】 【Shift】 【Enter】实现数组计算,实际满足条件的为单元格A2:A6,即B2:B6进行相加,得到求和结果。

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4.根据员工工龄自动追加工龄工资

假定按照员工的入职日期计算工龄工资,每满一年,工龄工资增加100元。通过隐藏函数DATEDIF,计算入职日期到今天相差多少年,参数中的【Y】代表year。

D2输入公式【=DATEDIF(C2,TODAY(),"Y")*100】,计算出工龄后,乘以100,得到工龄工资,注意把单元格格式更改为常规。

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5.根据多条件计算员工年终奖

从奖金发放规则可以看出,同一职位,不同工龄段,发放的奖金不一样。我们需要根据工龄和职位两个条件,得出每位员工的应发奖金。

D8输入公式【=VLOOKUP(B8,IF(C8<5,$A$3:$B$5,$C$3:$D$5),2,0)】,在VLOOKUP第二个参数中,增加一个IF函数,判断工龄是否小于5年,再根据职位查找应发奖金。

若工龄小于5年,则查找A3:B5第二列的值;若工龄大于或等于5年,则查找C3:D5第二列的值,由此得到每位员工的应发奖金。

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以上就是分贝通今天为大家介绍的Excel工作技巧,如果觉得有用,欢迎收藏点赞和转发哦~

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